Kommunikation und Inhalte steuern, bündeln und finden?

Vielleicht geht es vielen so, im privaten Umfeld geraten wir oft an unsere Grenzen, wenn es um Informationen, Beiträgen oder Nachrichten geht. Früher gab es Fernsehen, zu bestimmten Zeiten wurden Nachrichten gesendet, Radio konnte man hören und es gab die Zeitung. Heute kommt dazu, dass nach dem Internet auch soziale Medien ständig Nachrichten senden, rund um die Uhr und man bei Teilnahme an sozialen Netzwerken zusätzlich über Aktivitäten virtueller Freunde oder Seiten, denen man folgt, informiert wird. Das endet mitunter in einer Reizüberflutung.

Was macht man privat mit Informationen, wenn es zu viel wird? Richtig, man bestellt Newsletter ab, stellt Benachrichtigungsoptionen aus oder entfernt Verbindungen zu Seiten und Personen, man reduziert die Kanäle, die einen informieren.

Wie geht man vor? Richtig, man lässt am Ende des Tages nur noch zu, was einen interessiert oder was relevant ist für einen. Bestenfalls verifizierte Inhalte, so dass man nicht auch noch Informationen bekommt, wo man selbst erst prüfen muss, ob sie richtig sind.

Die Handlung also ist eine von den eigenen festgelegten Referenzfaktoren abhängig: Wichtigkeit, Vertrauen und Relevanz für das eigene Leben.

Arbeitsleben mit Relevanz?

Möchte man Social Collaboration etablieren stellt sich irgendwann, nicht nur bei der Verwendung eines Toolsets, die Frage: Wie erhalten wir wichtige, vertrauenswürdige und relevante Informationen und wie besorge ich sie mir. Und da stellt sich die Kernfrage: Möchte ich das Verhalten im Umgang mit Informationen steuern oder sollen Mitarbeiter*innen für ihre Arbeit relevante Informationen schnell finden?

Mit Einführung von Social Collaboration in Unternehmen möchte man eigentlich traditionelle Methoden zur Informationsbereitstellung überdenken. Oft war es in den 1990ern noch üblich, Informationen über Mailverteiler an möglichst viele Personen zu versenden. Die Empfänger mussten dann den Posteingang pflegen und löschten Informationen, die für sie nicht relevant waren. Dazu gab es noch Aushänge in der Kantine oder zentralen Orten.

Heute gibt es erheblich mehr Methoden, Informationen bereitzustellen und diese zu verteilen.

Bereitstellung

Das Bereitstellen von Informationen erfolgt heute oft über so genannte Intranets. Eine Website, die nur intern von Mitarbeitenden gelesen werden kann. Dort finden Mitarbeitende nicht nur den Essensplan, sondern oft auch Hausmitteilungen, Dienstanweisungen und Hilfedokumente, die verwaltungsrelevanten Arbeiten dokumentieren.

Hat man nur eine Quelle das Intranet ist alles fein, ein Intranet ist oft so strukturiert, wie ein Unternehmen aufgebaut ist, mit Bereichen, Fachabteilungen und Themenbereichen. Oft gibt es auch eine Suche, die mehr oder weniger gute Suchergebnisse liefert.

Nach Einführung von Office Software zum Beispiel hat sich das erweitert. Viele der im Intranet abgelegten Informationen wird per E-Mail versendet, meist auch noch mit einem Anhang, falls jemand das Intranet nicht gelesen hat.

Und wenn man dann noch Tools wie SharePoint, Teams oder andere Content basierten Tools einsetzt, ist die Verbreitung von Informationen noch leichter.

Nachteil: Es entstehen Neben-Intranets, also zusätzliche Quellen, die durchsucht werden müssten. Mitarbeitende verwenden mehr Zeit, für sie relevante Informationen zu finden. Das kann zwar über eine Plattform übergreifende Suchfunktion ein wenig abgefedert werden, doch die Verwendung von Suchmaschinen außerhalb der Google – Welt gestaltet sich manchmal etwas schwierig.

Und wenn dann noch Dokumente, die man gemeinsam bearbeiten möchte, dazu kommen, die unterschiedlichen Berechtigungen haben, macht es niemandem wirklich einfacher.

Wichtig ist also, dass man von Anfang an, die Quelle festlegt, für die Informationen, die relevant sind. Das kann zum Beispiel sein, dass das Intranet auch weiterhin die führende Quelle ist und alle unternehmerisch wichtigen Informationen dort abgelegt werden, natürlich strukturiert.

Arbeitet man in Abteilungen zusammen und erstellt entsprechende Inhalte, die nur für die Abteilung relevant sind, verbleiben diese Informationen zum Beispiel in Microsoft 365, da man dort direkt in gemeinsamen Dokumenten arbeitet. Hat diese Abteilung dann aber unternehmensrelevante Informationen und möchte diese mit allen teilen, so müssen diese Informationen natürlich ins Intranet.

So schafft man zu mindestens einen zentralen Einstieg für alle Mitarbeitenden. Wenn man dann noch eine Art Inhaltsverzeichnis und eine gute Suche verwendet, kommen eigentlich alle Mitarbeitenden mit der Struktur zurecht.

Verteilung aktiv

Informationen, abgelegt im Intranet oder für die interne Verwendung in Microsoft 365, muss heute gar nicht mehr aktiv „verteilt“ werden. Und wenn doch, kann man Newsletter anbieten, die einmal pro Woche zum Beispiel an die Mitarbeitenden herausgesendet werden, deren Inhalte jedoch auf die Inhalte im Intranet verlinken, also ohne Anlagen. Viele Content Management Systeme bieten solche Möglichkeiten schon an und nach einer kleinen Lernphase sollte das auch funktionieren.

Dabei sollte man berücksichtigen, dass man Inhalte aus dem Intranet verwendet. Ist das mal zeitlich nicht möglich, sollte man die E-Mail Inhalte später ins Intranet überführen, damit die Information auch später noch aufzufinden ist, wenn sie die Leser vielleicht schon aus dem Posteingang gelöscht haben.

Verteilung passiv

Geht man eher den Weg, dass sich Mitarbeitende selbst entscheiden sollen, welche Informationen relevant sind, ist die genannte Struktur um so wichtiger. Nur dann können Mitarbeitenden die richtigen Inhalte abonnieren, Feeds abrufen oder benachrichtigen lassen (in Microsoft 365 zum Beispiel). Ändern sich Strukturen zu schnell, kommen möglicherweise selbst identifizierte Informationen nicht mehr an, weil sie ja nicht mehr da sind, wo sie waren, oder man erhält sie doppelt.

Struktur- und Minimalprinzip

Das Struktur- und Minimalprinzip ist also entscheidend für den Erfolg für Informationen, es dürfen nicht zu viele Quellen vorhanden sein, es dürfen nicht zu viele Teams sein, nicht zu viele Gruppenchats und Chats und nicht zu viele E-Mails. Was im Privaten recht eigenständig von jedem geregelt werden kann, muss man im dienstlichen Umfeld strukturieren, mit Leitplanken regeln und manchmal daran erinnern, dass die Struktur einzuhalten ist.