Microsoft 365 Bereich
Als Beispiel einer collaborativen Lösung habe ich hier mal Microsoft 365 beschrieben. Microsoft 365 ist im Gegensatz zu Einzel-Lösungen eine Komplettlösung und beinhaltet somit auch die größt mögliche Integration innerhalb von Microsoft 365.
Einführung von Microsoft 365
Microsoft 365 ist eine Anwendungssuite, die also aus mehr als einer Anwendung besteht und mehr ist, als nur Word, Excel oder PowerPoint. Wer plant, Microsoft 365 als kollaborative Lösung einzusetzen, sollte einiges beachten.
Es ist bei der Einführung von Microsoft 365 nicht einfach damit getan Lizenzen einzukaufen und los geht es. Da in der Microsoft 365 viele Themen abgehandelt werden, ist es notwendig, die Einführung genau zu planen und die richtigen Menschen an Bord zu holen.
IT
Die Einführung von Microsoft 365 ist sicher auch IT, aber eben nicht nur. Doch wer die Technik vernachlässigt, kann später Überraschungen erleben, da sich viele Dinge zentral einstellen lassen. Ein paar Hinweise, die man sich als IT, aber auch als Verantwortlicher für Datenverarbeitung und Datensicherheit, ansehen sollte, bestenfalls geht man einmal gemeinsam alle Tenant Einstellungen durch und erstellt eine Liste der Funktionen, die man festlegen sollte.
- Gibt es bereits eine Microsoft IT Infrastruktur?
- Speicherlogiken prüfen, Versionen generieren zusätzliche Datenmengen, Lizenzen haben Limits in der Kapazität.
- Soll es “Sensitivity Label” geben oder “Retention Label”?
- Wann sollen Daten gelöscht werden?
- Wie dürfen Daten geteilt werden?
- Wie sieht es mit Gästen oder B2B Verbindungen aus?
- Wie sieht es mit Migration von traditionellen Fileservern aus (Datenmenge und Limits in SharePoint)?
- Und so weiter.
Rechtliches
- Enthalten alle alten und neue Veträge Vertaulichkeitsvereinbarungen?
- Wo werden rechtssichere Dokumente erstellt und diesen den Aufsichtbehörden bei Prüfungen vorgelegt? Soll SharePoint das übernehmen?
- Wie geht man mit Daten um, die sensibel sind oder personenbezogene Informationen enthalten?
- Wird auf Basis EU DSGVO und anderer EU Richtlinien Einstellungen berücksichtigt und dokumentiert?
- Und so weiter.
HR
- Wie sind das Einführungskonzept aus?
- Welche Trainingsformate sollen angeboten werden?
- Gibt es unterstützende “Champions”?
- Was wird mit der Mitbestimmung verhandelt (siehe Tipp).
- Werden Handlungsanweisungen benötigt?
- Und so weiter.
Tipp: Wenn Sie einen betriebsrat haben, sollten Sie vorab grundlegende Vereinbarungen treffen, dann müssen nicht alls grundlegenden Regelungen pro Anwendung geregelt werden:
- Leistungs- und Verhaltenskontrolle
- Datenschutz
- Datensicherheit
- Schulungsmaßnahmen
Diese grundlegenden vereinbarungen gelten dann für alle Anwendungen, die man regeln möchte.
Management
Nicht alles lässt sich vom Projekt her steuern, nicht alles kann “Buttom to Top”. Manchmal bedarf es auch dem Direktionsrecht.
Champions
So genannte “Champions” sind Kolleginnen aus den Fachbereichen, die schon früh geschult werden, damit sie bei der Einführung helfen können. User helfen User ist die beste Möglichkeit Microsoft 365 und andere Projekte einzuführen.
- Change Management
- Engagement
- Motivation
- Niedrige Hürde bei Anwenderfragen
Fazit
Das Thema kann hier antürlich nur “angekratzt” werden. Sinnvoll sind entsprechende Workshops. Es benötigt schon etwas Zeit, es “richtiger” zu machen und alle abzuholen.
Links
Hier ein paar sinnvolle Links, Microsoft macht das ja nicht zum ersten Mal:
- FastTrack, hier bekommt man herunterladbare Templates und eine Projekt – Prowerpoint.
- Microsoft 365, eine sinnvolle Übersicht.
- Ein Beispiel Training, ist aber echt, ncht nur für Administratoren interessant.
- Technical Readiness and Governance
Adoption Links
Wenn man sich entscheidet, mit so genannten “Champions” Microsoft 365 einzuführen, gibt es hier zahlreiche Informationen:
- Join Driving Adoption Tech Community
- Microsoft Docs
- Transform.microsoft.com
- Microsoft Support
- Productivity Library
Du muss angemeldet sein, um einen Kommentar zu veröffentlichen.